Fe wnaeth arolygiad dirybudd ganfod “risg sylweddol” na fyddai gwybodaeth glinigol gyflawn ar gael wrth wneud penderfyniadau am gleifion ar Ward y Llawr Cyntaf yng Nghanolfan Canser Felindre yng Nghaerdydd.

Fe wnaeth yr arolygiad ganfod bod dogfennaeth dros dro am gleifion yn cael eu cadw mewn waledi plastig unigol mewn swyddfa “ochr yn ochr â channoedd o gofnodion tebyg”.

Roedd “diffyg system gadarn y gellid ei holrhain ar gyfer rheoli cofnodion coll” ac roedd hynny’n “cynyddu’r risg o hepgoriadau neu wallau mewn gofal clinigol”.

Mae’r pryderon wedi’u nodi mewn adroddiad ar arolygiad o Ward y Llawr Cyntaf, Canolfan Ganser Felindre, Caerdydd. 

Roedd yr adroddiad yn dweud bod angen “gweithredu ar unwaith” i fynd i’r afael â nhw.

“Roedd hyn yn golygu bod risg sylweddol na fyddai gwybodaeth glinigol gyflawn ar gael wrth wneud penderfyniadau,” meddai’r adroddiad.

“Roedd y ffaith nad oedd system gadarn y gellid ei holrhain ar gyfer rheoli cofnodion coll yn cynyddu'r risg o hepgoriadau neu wallau mewn gofal clinigol.”

Dywedodd Llywodraeth Cymru wrth Newyddion S4C ei bod yn cymryd yr adroddiad “o ddifrif” ac yn “disgwyl i Felindre gymryd camau ar unwaith mewn ymateb”.

Wrth ymateb, dywedodd Gwasanaeth Canser Felindre ei fod eisoes yn rhoi gwelliannau ar waith.

Yn ôl cynllun gwella’r gwasanaeth, rhoddwyd y gorau ar unwaith i ddefnyddio waledi plastig ar gyfer dogfennaeth dros dro. Mae “proses safonedig y gellir ei holrhain” bellach ar waith.

Roedd rhaglen adfer wedi dechrau ar 27 Mai. Bryd hynny, roedd y gwaith o nodi a chatalogio’r cofnodion yn mynd rhagddo ac roedd y gwaith o’u paru a chwilio amdanynt wedi dechrau. Y dyddiad cwblhau targed oedd 30 Mehefin.

Dywedodd y gwasanaeth hefyd fod yr arolygiad heb ganfod unrhyw niwed i gleifion mewn perthynas â’r materion hyn.

Fe gafodd yr arolygiad ei gynnal ar 19 ac 20 Mai, ond fe gafodd yr adroddiad ei gyhoeddi ddydd Iau.

Mae’r adroddiad yn nodi pryderon eraill. Nid oedd tri chlaf yn gwisgo bandiau arddwrn adnabod wrth gyrraedd, gan gynnwys un claf a oedd ar fin cael cemotherapi ac yr oedd angen band alergedd arno hefyd. Roedd y dyddiadau gofynnol ar gyfer gwiriadau diogelwch rhai darnau o gyfarpar wedi mynd heibio.

Ar y cyfan, fodd bynnag, fe wnaeth cleifion adrodd profiadau cadarnhaol a disgrifio’r staff fel pobl garedig a gofalgar.

Ymateb

Wrth ymateb i’r adroddiad, dywedodd Llywodraeth Cymru: “Rydym yn cymryd canfyddiadau’r adroddiad hwn gan Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru o ddifrif.

“Rydym yn disgwyl i Felindre gymryd camau ar unwaith mewn ymateb.”

Dywedodd llefarydd ar ran Gwasanaeth Canser Felindre: “Rydym yn croesawu adroddiad Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru ar Ward y Llawr Cyntaf yng Nghanolfan Ganser Felindre.

“Mae’r adroddiad yn tynnu sylw at y gofal tosturiol y mae ein timau’n ei ddarparu a’r profiadau cadarnhaol y mae cleifion wedi sôn amdanynt.

“Rydym eisoes wedi gweithredu ar y gwelliannau a nodwyd ac rydym yn parhau’n ymrwymedig i ddarparu gofal diogel, effeithiol sy’n canolbwyntio ar yr unigolyn.

“Rydym yn falch bod cleifion wedi disgrifio ein staff fel pobl garedig, ofalgar a thosturiol, a bod yr arolygiad wedi cydnabod ymrwymiad ein timau i ddarparu gofal canser o safon uchel.

“Rydym wedi ymateb yn gadarnhaol i’r argymhellion ac rydym eisoes yn rhoi camau ar waith a fydd yn cryfhau diogelwch, ansawdd a phrofiad gofal yn Felindre ymhellach.”

‘Sicrwydd’

Dywedodd yr adroddiad nad oedd “proses ffurfiol ar waith” i greu set dros dro o nodiadau pan nad oedd cofnodion meddygol cleifion ar gael.

“Roedd waledi plastig unigol yn cael eu defnyddio i ddal dogfennaeth ad hoc tra roedd y claf ar y ward,” meddai’r adroddiad.

“Pan fyddai'r claf yn cael ei ryddhau, byddai'r rhain yn cael eu storio yn y swyddfa weinyddol ar gyfer cemotherapi ochr yn ochr â channoedd o gofnodion tebyg yn ymwneud â chleifion eraill oedd â chofnodion coll.

“Lle na ddaethpwyd o hyd i'r cofnodion gwreiddiol, byddai'r ffeiliau dros dro hyn yn aros yn y storfa a byddai'r staff yn ychwanegu atynt yn ystod derbyniadau dilynol.

“Roedd hyn yn golygu bod risg sylweddol na fyddai gwybodaeth glinigol gyflawn ar gael wrth wneud penderfyniadau.

“Roedd y ffaith nad oedd system gadarn y gellid ei holrhain ar gyfer rheoli cofnodion coll yn cynyddu'r risg o hepgoriadau neu wallau mewn gofal clinigol.”

Roedd angen “gweithredu ar unwaith” i sefydlu proses ddiogel a dibynadwy ac adolygu ac ailddyrannu'r holl gofnodion unigol oedd yn cael eu storio yn y swyddfa weinyddol ar gyfer cemotherapi, meddai’r adroddiad.

“Rhaid i hyn gynnwys trefniadau clir ar gyfer creu cofnod dros dro yn brydlon os na fydd y prif nodiadau achos ar gael, nodi manylion cleifion yn gyson ar yr holl ddogfennaeth dros dro, goruchwylio, olrhain a storio cofnodion yn ddiogel, a'u cysoni mewn modd amserol â'r prif gofnod pan ddeuir o hyd iddo,” meddai’r adroddiad.

“Rhaid i'r gwasanaeth hefyd gynnal adolygiad cynhwysfawr ar unwaith o'r holl gofnodion unigol sy'n cael eu storio yn y swyddfa weinyddol ar gyfer cemotherapi ar hyn o bryd, a sicrhau eu bod yn cael eu hailddyrannu, eu cysoni neu eu hymgorffori mewn modd amserol yng nghofnod y claf priodol.

“Rhaid i'r gwasanaeth roi sicrwydd bod gwybodaeth glinigol gyflawn, gyfoes a hygyrch ar gael i'r staff yn y man lle rhoddir gofal, bod risgiau cysylltiedig yn cael eu nodi a'u rheoli drwy brosesau llywodraethu, a bod unrhyw niwed gwirioneddol neu bosibl i gleifion yn cael ei ystyried yn unol â'r weithdrefn Dyletswydd Gonestrwydd lle cyrhaeddir y trothwy.”